Gesprek voorbereiden

Spreekregels
  • Spreek rustig en geanimeerd en sta ook rustig
  • Spreek duidelijk (articuleren, voldoende volume en in de richting van je toehoorder, zonder al te veel haperingen / stoplappen / herhalingen en maak je zinnen niet te lang) en breng je standpunt en / of informatie goed naar voren
  • Maak (oog)contact (kijk eventueel vlak over of achter je publiek) en praat niet door zonder op je gesprekspartner / toehoorder te letten; pas je taalgebruik aan aan je luisteraar(s). Maak gebruik van je lichaamstaal.
  • Respecteer de persoonlijke ruimte van je luisteraar(s) en pas je kleding aan op de situatie. ben niet betuttelend.
Luisterregels
  • Laat de spreker uitspreken en laat hem of haar de zinnen afmaken.
  • Laat zien dat je luistert en neem de spreker serieus; reageer niet steeds op onbelangrijke zaken.
  • Houd (oog)contact en laat je niet door anderen afleiden.
Reactieregels
  • De boodschap ordenen en samenvatten.
  • Om verduidelijking vragen.
  • Aanvullende vragen stellen.
  • Een vooroordeel uiten (-). 9let op: je kunt er makkelijk naast zitten.
  • Zelf informeren / je mening geven (-).
Gesprekfasen
  1. Openen van het gesprek.
  2. Formuleren van je doel. (Verkrijgen van informatie, het bespreken van je klacht, het binnenhalen van de baan, ….)
  3. Bereiken van je doel.
  4. Afsluiten van het gesprek.
Probleemoplossend gesprek

Er is een probleem: aanwezigen hebben als doel met elkaar tot een oplossing te komen. Inventariseer en bespreek de verschillende keuzen en wissel uit wat de verschillende redenen zijn om voor het een of het ander te kiezen. Bedenk welke oplossing je voorkeur heeft. Kom je tot overeenstemming of is een compromis nodig? Kom je er niet uit, dan kan eventueel worden gestemd. Bewaak steeds de luister- en gespreksregels. Gesprekken waarin je kritiek geeft of ontvangt, kunnen lastig zijn.

Gebruik ik-boodschappen, waarbij je de ander niet aanvalt. 'Ik heb er moeite mee...' Ga in op het gedrag en op wat je zelf gezien en gehoord hebt, niet op de persoon. Vertel wat dat gedrag met jou doet. Betrek er geen anderen bij.  'Ik sprak laatst ... en die vond ook ....'.  Zeg ook niet: "Jij doet ook altijd ...'.  Vraag de ander naar zijn motieven en om op jouw ik-boodschap te reageren. Vraag of de ander met jouw gevoel rekening wil houden en geef aan welk gedrag je graag wilt zien. Probeer goed te luisteren naar wat de ander bedoelt en schiet niet in de verdediging 'ja, maar...'. Denk even na over wat je gaat zeggen en stel je reactie even uit. Probeer samen tot een oplossing te komen. 
Discussie en debat

Een discussie is een groepsgesprek met een twistpunt. Onder leiding van een voorzitter praat de groep over het twistpunt. Het doel kan zijn informeren: hoe denkt iedereen erover? Het doel kan ook besluitvorming zijn. Hoe dan ook: dwaal niet af, zet niemand voor schut, ga niet mee in onderonsjes, stel vragen. Komt er iemand met zogenaamde feiten aandragen, vraag dan om bewijs. Met feitelijke beweringen kan dat makkelijk door iets op te zoeken of door logisch na te denken.

Een speciale vorm is het debat. Daarin verdedigen partijen bewust de eigen mening en vallen die van anderen aan. Ze betwisten deze om de ander te overtuigen van het eigen standpunt. Het is als het ware een wedstrijd in gelijk krijgen. Is dat zo of vind jij dat?

Sollicitatiegesprek

Bedenk van tevoren welke vragen er gesteld kunnen worden en bereid daarop alvast je antwoorden voor. Verdiep je dus in het bedrijf, de bedrijfscultuur en de mensen die ergens werken. meld je bij aankomst, noem duidelijk je naam en de naam van jouw contactpersoon. Geef een goede handdruk en knoop een gesprekje aan over bijvoorbeeld het gebouw of de ligging. Stel je voor aan de aanwezigen en ga pas zitten als je daartoe wordt uitgenodigd. Laat de werkgever in het gesprek de leiding nemen, jij bent tenslotte de gast. Luister goed, ook tussen de regels door, je kunt daar in je antwoorden op inspelen. Luisteren is hard werken! Houd je antwoorden functioneel; geen oeverloze uitweidingen. Bedank voor het gesprek en houd het afscheid op een neutraal ‘Dag’ en treuzel niet bij het afscheid nemen.

Steevast komen de volgende vragen, in allerlei varianten:

  • Waarom wil je juist voor ons komen werken?
  • Waarom wil je deze baan?
  • Wat kun je voor ons betekenen?
  • Wat voor iemand ben je?
  • Wat zijn je sterke en minder sterke kanten? Of: waar heb je een hekel aan?
  • Hoe zou je reageren op situatie x (iets wat veel voorkomt in het werk)?
  • Heb je zelf nog vragen? (Hoe ontstond de vacature? Zijn er binnen de organisatie nog opleidingsmogelijkheden? Hoe verloopt de verdere procedure? Is er een inwerkplan? )
Interview

Een interview is een vraaggesprek. Het doel ervan is informatie verzamelen. Belangrijk is dat je die weet te achterhalen en daarvoor is het nodig dat jhe je voorbereidt. probeer er al het nodige van te weten te komen, bedenk welke vragen je kunt stellen om aanvullende informatie te verkrijgen en zet de vragen in een logische volgorde. Stel vooral open vragen; de 5w-vragen en hoe-vraag lenen zich er goed voor. Stel de geïnterviewde op zijn gemak en leg het doel uit en geef aan hoelang je verwacht dat het gesprek duurt én of dat oké is. Wijkt het gesprek af, laat merken dat je het hebt gehoord en leer terug naar jouw voorbereide vragen. Vraag door wanneer de gegeven informatie niet helder is. ‘Wat bedoelt u precies?’, ‘Wat vindt u er zelf van?’, Wanneer had u dat in de gaten?”. Luister vooral en kom niet in de verleiding om over jouw eigen ervaringen uit te wijden of je eigen mening erdoor te krijgen. Het gaat om de inbreng van diegene aan wie je de vragen stelt. Vat de punten samen en vraag of die samenvatting klopt. Bedank voor de medewerking.

Klachtengesprek

Mensen klagen om verschillende redenen.

  • Ze willen hun onvrede uiten tegen iemand.
  • Ze willen dat de klacht wordt verholpen en daarmee een probleem wordt opgelost.

Laat de klager uitleggen:

  • Wat de klacht precies is en wat in zijn ogen de oorzaak van de klacht is. Vraag eventueel door om erachter te komen wat nu precies de aanleiding is voor het gesprek en het gespreksdoel.
  • Wat de gevolgen van zijn klacht zijn.
  • Wat er tot nu toe aan de klacht is gedaan om de klacht te verhelpen.
  • Wat er volgens hem aan de klacht kan worden gedaan en op welke termijn.
  • Vat de klacht samen en laat merken dat je het hebt begrepen.
  • Vind je dat de klacht terecht is, draai er dan niet omheen.
  • Vind je dat de klacht ongegrond is, probeer dan toch of je een regeling kunt treffen om het vertrouwen te herstellen. Blijf rustig en reageer niet emotioneel.
  • Wijs eventueel op de klachtenprocedure en zorg dat de klacht bij de juiste persoon komt. Kijk hoe je de klacht volgens de regels moet vastleggen en geef aan wanneer iemand een reactie mag verwachten.
  • Gemaakte afspraken kom je uiteraard na.
Spreekvaardigheid, zie elders op dit blog.